Privacy policy

Privacy Policy van studievereniging Gezelschap Leeghwater

Versie 1.0 15 juni 2018 te Delft 

Onderstaande privacy Policy is opgesteld naar aanleiding van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Privacy Policy bestaat uit twee delen: het algemene deel, dat geldt voor alle leden en het activiteiten specifieke deel, dat van kracht gaat als een lid zich aanmeldt voor een activiteit. Verder is er in de Privacy Policy te vinden welke gegevens Gezelschap Leeghwater van haar leden bewaart en waarom en hoelang zij dit doet. Ook staat er in met welke instanties gegevens gedeeld worden. 

Privacy Policy Gezelschap Leeghwater - Algemeen

Gezelschap Leeghwater gevestigd aan Mekelweg 2 te Delft, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Hierin kan gevonden worden welke gegevens worden bewaard en met welk doel deze bewaard worden. Verder kan het lid hierin haar rechten en bij wie hij of zij moet zijn voor vragen of informatie.

Contactgegevens:

Gezelschap Leeghwater
Mekelweg 2
2628 CD Delft
+31 (0) 15 278 6501
info@leeghwater.nl

1. Overzicht van de persoonsgegevens

Gezelschap Leeghwater verwerkt uw persoonsgegevens doordat u lid bent geworden van de vereniging en/of gebruikt maakt van haar diensten. Door lid te worden van de studievereniging gaat het lid akkoord met deze privacy policy.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

Naast deze persoonsgegevens verwerkt Gezelschap Leeghwater overige gegevens die met toestemming aan ons zijn verleend. Gezelschap Leeghwater behoudt het recht om meer persoonsgegevens op te vragen als andere evenementen hierom vragen. Deze zijn aangegeven in de Privacy Policy voor evenementen.

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De verenging verzamelt paspoortnummers, id-kaartnummers en allergieën in speciale gevallen. Deze kunnen worden gevonden in de privacy policy voor evenementen.

De vereniging heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers of leden die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzamelt worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@leeghwater.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

3. Geautomatiseerde besluitvorming

Gezelschap Leeghwater neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

4. Bewaartermijnen van de persoonsgegevens

Gezelschap Leeghwater bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De bewaartermijnen zijn te vinden in onder sectie 1.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Gezelschap Leeghwater verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een vewerkersovereenkomst, deze bedrijven zijn te vinden in sectie 5.2 om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gezelschap Leeghwater blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen tenzij anders overeengekomen in de verwerkersovereenkomst.

5.1 Toegang tot informatie

Het bestuur van Gezelschap Leeghwater en de beheerders van de website hebben toegang tot de database waar de persoonsgegevens in staan opgeslagen. De data staat op de servers van Genkgo.

5.2 Overige diensten waar persoonsgegevens mee worden gedeeld

Mailchimp
Wij maken gebruik van mailchimp voor het verzenden van bedrijvenmailings. Hiervoor wordt uw naam en emailadres gedeeld met mailchimp.

Genkgo
De website en database wordt gehost door Genkgo. Gegevens zijn daardoor opgeslagen op de servers van Genkgo

TU Delft
Om onze database up to date te houden, krijgen we periodiek een update van de TU delft. Hierdoor kunnen we controleren of leden nog studeren aan de TU Delft. Hiervoor wordt uw studentnummer gedeeld met de Centrale studenten administratie.

Verder maken wij gebruik van de ‘webdrive’ van de TU Delft. Dit is een cloudopslag gehost door de TU delft. Hierop bewaren wij data voor de gehele vereniging.

6. Delen van gegevens met de alumni vereniging

De alumni vereniging, Alumni Platform Werktuigbouwkunde Delft, is een commissie van Gezelschap Leeghwater. Gegevens kunnen vrij overgezet worden van de ledendatabase naar de alumnidatabase omdat het onder dezelfde vereniging valt.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via ‘mijn gegevens’ in het ledenportal op de website. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Gezelschap Leeghwater en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar secretaris@leeghwater.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Gezelschap Leeghwater zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Gezelschap Leeghwater wilt u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

8. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Gezelschap Leeghwater neemt de bescherming van uw gegevens serieus. De gegevens in de database worden beveiligd door Genkgo. Gezelschap Leeghwater houdt er toezicht op dat dit juist gebeurt, mocht er een lek zijn waar de vereniging van op de hoogte is, is zij verplicht de leden op de hoogte te stellen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris@leeghwater.nl.

9. Veranderingen van de privacy policy

Gezelschap leeghwater behoudt het recht de privacy policy te veranderen op ieder moment, zonder dat hier vooraf een melding van wordt gedaan. Significante aanpassingen zullen bij de leden gemeld worden. Verder wordt u aangeraden de privacy policy op de website regelmatig te bekijken. 

Privacy Policy – Activiteiten & commissies

1. Commissies

Een aanzienlijk deel van de diensten, aangeboden door Gezelschap Leeghwater, wordt verricht door commissies. Om deze aanvullende diensten te leveren is de verwerking van extra persoonsgegevens nodig. De aanvullende diensten zijn onderverdeeld in vijf categorieën:

• Reizen
• Activiteiten
• Publicaties
• Carrière
• Onderwijs

Om gebruik te maken van bovenstaande diensten is toestemming voor verwerking van een aantal specifieke persoonsgegevens nodig. Door Gezelschap Leeghwater mogen extra persoonsgegevens enkel gevraagd, verwerkt of gedeeld (aangegeven per onderwerp) worden, mits de gebruiker voldaan heeft aan twee voorwaarden.

1. Het lid is akkoord gegaan met het algemene privacybeleid
2. Het lid heeft zich ingeschreven voor een dienst, die aangegeven heeft te vallen onder een van de vijf dienstcategorieën.

1.1 Reizen

Voor een door Gezelschap Leeghwater georganiseerde reis, kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

1.2 Activiteiten

Voor een door Gezelschap Leeghwater georganiseerde activiteit, kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

1.3 Publicaties

Voor een door Gezelschap Leeghwater gemaakte publicatie, kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

1.4. Carrière

Voor een door Gezelschap Leeghwater georganiseerde activiteit, kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.

1.5 Onderwijs

Voor een door Gezelschap Leeghwater uitgevoerde handeling omtrent onderwijs, kunnen (bovenop de standaardpersoonsgegevens zoals in het algemene deel van de privacyverklaring aangegeven) onderstaande persoonsgegevens gevraagd en verwerkt worden.